Verträge in Minuten
Schüler- und Lehrkräfte-Vorlagen mit Leihdauer, Zubehör und automatisch generierter Verleihnummer. PDF per Klick — Unterschrift direkt am Bildschirm.
Entwickelt für Schulen in Niedersachsen
Geräteleihverträge ohne Papierkram.
Verträge, Geräte, Zubehör und Schadensdokumentation in einer App — von der Ausgabe bis zur Rückgabe. Mit fertigem PDF-Vertrag, klarem Protokoll und allen Daten sicher auf dem Schul-Rechner.
Im Alltag offline
Verschlüsselte lokale DB
Kein Tracking
Dashboard der LeihPilot-Desktop-App. Beispieldaten einer Demo-Schule.
Daten
Bei Ihnen
Verschlüsselt auf dem Schul-Rechner
Internet
Selten nötig
Nur für Aktivierung und Lizenz-Aktualisierung
Läuft auf
Mac & Windows
Desktop-Programm wie gewohnt
Tracking
Null
Keine Analyse, keine Tracker
Funktionen
Alles, was für einen sauberen Leihvorgang nötig ist.
Von der Vertragsanlage bis zur Schadensmeldung – in einer App.
Geräte & Zubehör
Tablets und Laptops mit Inventarnummer nach Ihrem Wunsch-Format, Seriennummer, Zustand und kompletter Schadenshistorie — alles auf einen Blick.
Schadensdokumentation
Schadensmarker direkt auf der Geräteskizze – Vorder- und Rückseite, mit Fotos und Notizen bei Ausgabe und Rücknahme.
Personen & Klassen
Schüler:innen und Lehrkräfte per CSV importieren, klassenweise filtern, Erziehungsberechtigte verwalten.
Sicherheit zuerst
Alle Daten verschlüsselt, das Login blockiert wiederholte falsche Versuche, automatische Abmeldung nach 8 Stunden — und jede wichtige Aktion wird mitprotokolliert.
PDF & Backup
Vertrag und Empfangsbestätigung als PDF. Verschlüsseltes Backup per Klick, Restore jederzeit.
Einblicke
Vom Inventar bis zur Rückgabe – alles in einer App.
Klar strukturiert, ohne unnötige Klickpfade. Die folgenden Screenshots zeigen den Alltag mit LeihPilot.
Vertrag anlegen
In wenigen Minuten zum unterschriftsreifen Vertrag.
Schule auswählen, Schüler:in oder Lehrkraft suchen, Gerät zuordnen — fertig. Wer schon in den Stammdaten steht, ist mit zwei Buchstaben gefunden. Keine Felder doppelt eintippen.
- Vorlagen für Lehrkräfte, Schüler:innen und Verlängerungen
- Verleihnummer wird automatisch vergeben
- Erziehungsberechtigte bei Minderjährigen automatisch eingetragen
Unterschriften
Unterschriften direkt am Bildschirm — kein Drucken nötig.
Beim Erzeugen von Vertrag und Empfangsbestätigung unterschreiben Schüler:in und gesetzliche Vertretung — oder die Lehrkraft — direkt in der App. Die Unterschrift wird sofort ins PDF eingebettet. Drucken, Unterschreiben und Einscannen entfällt.
- Signaturfeld mit Maus, Trackpad oder Touchscreen
- Alternativ per Handy oder Tablet unterschreiben
- Unterschrift wird automatisch ins PDF gesetzt
Versand
Unterlagen mit einem Klick per E-Mail verschicken.
Empfangsbestätigung und Leihvertrag aus dem Vertrag heraus an Eltern oder Lehrkraft senden. Empfänger, Betreff und Text sind schon vorbereitet, die PDFs hängen bereits an — die App öffnet den fertigen Entwurf in Ihrem gewohnten Mailprogramm.
- Empfänger, Betreff und Nachricht vorausgefüllt
- Empfangsbestätigung und Leihvertrag automatisch angehängt
- Versand über Ihr gewohntes E-Mail-Programm
Fern-Unterschrift
Unterschriften per E-Mail anfordern — auch von zu Hause.
Können Eltern oder Lehrkräfte nicht vor Ort unterschreiben, fordern Sie die Unterschrift einfach per E-Mail an. Die Empfänger erhalten einen Link mit QR-Code und unterschreiben bequem am Handy. Sobald alle unterschrieben haben, erzeugt die App die fertigen PDFs von selbst.
- Am Handy unterschreiben — ohne Installation
- Link 7 Tage gültig, mit QR-Code zum Scannen
- Fertige PDFs erzeugt die App automatisch beim nächsten Start
Schäden dokumentieren
Schäden klar dokumentiert — bevor jemand fragt.
Mit einem Klick auf die Geräteskizze setzen Sie einen Marker mit kurzer Beschreibung. Vorder- und Rückseite getrennt. Bei Rückgabe das gleiche — jedes Ereignis bleibt mit Datum und Vertrag verknüpft. Falls der Schüler später behauptet „der Kratzer war schon da", schauen Sie einfach nach.
- Fotos vom Smartphone per QR-Code direkt anhängen
- Schadens- oder Verlustmeldung als PDF für den Schulträger
- Vergleich Ausgabe / Rückgabe Seite an Seite
Ausleih-Übersicht
Wer hat welches Gerät? Eine Tabelle, ein Klick.
Filter nach Klasse, Schule, Status oder Klärungsbedarf. Wer noch kein Gerät hat, bekommt mit dem Button „Gerät zuweisen" in einem Schritt einen Vertrag — die Person ist schon vorausgefüllt.
- Schüler:innen und Lehrkräfte getrennt filterbar
- CSV-Export für Berichte
- Warnhinweis bei noch nicht freigegebenen Verträgen
Geräte-Historie
Jedes Gerät erzählt seine Geschichte.
Wer hatte das Tablet schon? Wann wurde es zurückgegeben? Welcher Schaden ist wann aufgetreten? Eine Seite pro Gerät — alle Vorgänge chronologisch, mit Datum und der jeweiligen Person.
- Komplette Vertrags- und Schadenshistorie pro Gerät
- Schadens- und Verlustmeldungen direkt verlinkt
- Ausgemusterte Geräte sauber dokumentiert ablegen
Daten übernehmen
Klassenlisten und Geräte-Tabellen einfach übernehmen.
Klassen- und Geräte-Listen exportieren Sie aus Ihrem Schulverwaltungs-Programm oder Ihrer Tabellenkalkulation als CSV-Datei und laden sie per Drag-and-Drop in die App. Beim ersten Mal ordnen Sie zu, welche Spalte was bedeutet — die Zuordnung lässt sich als Profil speichern und beim nächsten Import mit einem Klick wieder anwenden.
- Vorlage einmal speichern, immer wiederverwenden
- Doppelt vorhandene Personen werden erkannt
- Inventarnummern werden bei Bedarf automatisch ergänzt
Mehrere Schulen
Pro Schule eigene Inventarnummern.
Jede Schule entscheidet selbst, wie ihre Inventarnummern aufgebaut sind — z. B. „S-2026-04-00001" oder einfach „INV-0001". Sie klicken sich das Wunsch-Format aus Platzhalter-Bausteinen zusammen und sehen sofort, wie es aussehen wird. Schüler- und Lehrkräfte-Geräte können getrennte Nummernkreise haben.
- Eine Lizenz, beliebig viele Schulen
- Fortlaufende Nummerierung ohne Lücken
- Pro Gerät automatisch vergeben oder manuell anpassbar
Wer darf was?
Drei Rollen — klar getrennte Verantwortung.
Administrator legt Benutzer an, Sachbearbeitung pflegt Verträge, Nur-Lesen-Zugang für die, die nur einsehen sollen. Passwort vergessen? Der Admin kann ein Einmal-Passwort vergeben, das beim nächsten Login direkt geändert werden muss.
- Schutz gegen Erraten von Passwörtern
- Notfall-Code für vergessene Passwörter
- Alle wichtigen Aktionen werden im Protokoll mitgeschrieben
Weitere Module — alle in der gleichen App
Sicherheit
Ihre Daten bleiben bei Ihnen.
LeihPilot läuft vollständig lokal. Keine Cloud, keine Übertragung personenbezogener Daten an Dritte.
Verschlüsselte Datenbank
Schüler- und Lehrkräfte-Daten liegen verschlüsselt auf dem Schul-Rechner. Selbst wenn die Festplatte in falsche Hände gerät — ohne Passwort kein Zugriff.
Geschützter Zugang
Lange Passwörter sind Pflicht, nach mehreren Fehlversuchen wird der Login gesperrt, und nach acht Stunden Anmeldedauer meldet die App den Benutzer automatisch ab.
Lückenloses Protokoll
Wichtige Vorgänge werden protokolliert — falls mal jemand fragt: „Wer hat das geändert?".
FAQ
Häufige Fragen
Wo werden die Daten gespeichert?
Ausschließlich lokal auf dem Rechner, auf dem LeihPilot läuft. Die Datenbank liegt verschlüsselt im Benutzerprofil. Es findet keine Cloud-Synchronisation statt.
Welche Betriebssysteme werden unterstützt?
macOS und Windows. LeihPilot ist eine Desktop-Anwendung, die wie gewohnt auf dem Rechner installiert wird.
Wie werden Schüler:innen und Lehrkräfte importiert?
Per CSV-Import. Pflichtfelder und Zuordnung zur Schule lassen sich vor dem Import prüfen. Duplikate werden erkannt.
Können mehrere Schulen parallel verwaltet werden?
Ja. Personen, Geräte und Verträge sind an die jeweilige Schule gebunden. Inventarnummernformate lassen sich pro Schule und Zielgruppe (Schüler:in / Lehrkraft) definieren.
Müssen Verträge ausgedruckt und unterschrieben werden?
Nein. Schüler:in, gesetzliche Vertretung oder Lehrkraft können direkt am Bildschirm unterschreiben — mit Maus, Trackpad oder Touchscreen, alternativ per Handy oder Tablet. Die Unterschrift wird sofort ins PDF eingebettet. Wer lieber auf Papier unterschreibt, kann die unterschriebene Version weiterhin einscannen und am Vertrag ablegen.
Gibt es Backups?
Ja. Über die Anwendung können jederzeit verschlüsselte Backups der Datenbank erstellt und wieder eingespielt werden.
Kommt eine Webversion für den Zugriff über den Browser?
Ja, fest geplant. LeihPilot lässt sich künftig direkt im Browser öffnen – als optionales Zusatzmodul LeihPilotOnline. Ein konkreter Termin steht noch nicht fest, das Vorhaben aber schon.
Wird es eine Version fürs schuleigene Netz geben?
Eine Netzwerkversion ist in Arbeit, die Machbarkeit ist bereits geprüft. Ziel ist, dass mehrere Arbeitsplätze die Daten autark im internen Schulnetz teilen – weiterhin komplett ohne Cloud.
Jetzt mit der Einzelplatz-Version starten oder auf die Netzwerk-/Webversion warten?
Ein Einstieg lohnt sich schon jetzt. Die Einzelplatz-Version ist voll einsatzfähig, und heute erfasste Daten lassen sich später nahtlos in die Netzwerk- und Webversion übernehmen – ohne Neuanfang.
Wie lange dauert die Ersteinrichtung mit neuen iPads und Personendaten?
Meist unter einer Stunde – vorausgesetzt, die Ausgangsdaten liegen vor:
• die iPads als Liste mit Seriennummern und Geräteart,
• das passende Zubehör (z. B. Netzteile, Stifte) mit aufgeführt,
• die Schüler:innen- und Lehrkräftedaten als CSV- oder Excel-Datei.
• die iPads als Liste mit Seriennummern und Geräteart,
• das passende Zubehör (z. B. Netzteile, Stifte) mit aufgeführt,
• die Schüler:innen- und Lehrkräftedaten als CSV- oder Excel-Datei.
Lassen sich Daten aus Verwaltungsprogrammen wie DaNiS, ABI oder NEO übernehmen?
Ja. Stammdaten aus gängigen Verwaltungsprogrammen lassen sich direkt per CSV oder Excel einlesen.
Für DaNiS (Niedersachsen) stehen zusätzlich fertige Fastreport-Berichte zum Download bereit (LeihPilotLehrkraftExport.fr3 und LeihPilotSchuelerExport.fr3): einmal in DaNiS unter „Eigene Berichte“ importiert, liefern sie den passgenauen Export auf Knopfdruck.
Für die Netzwerk-Versionen ist außerdem eine direkte Leseanbindung an DaNiS und ABI geplant, die den Export ganz überflüssig macht. Eine NEO-Anbindung wird derzeit geprüft.
Für DaNiS (Niedersachsen) stehen zusätzlich fertige Fastreport-Berichte zum Download bereit (LeihPilotLehrkraftExport.fr3 und LeihPilotSchuelerExport.fr3): einmal in DaNiS unter „Eigene Berichte“ importiert, liefern sie den passgenauen Export auf Knopfdruck.
Für die Netzwerk-Versionen ist außerdem eine direkte Leseanbindung an DaNiS und ABI geplant, die den Export ganz überflüssig macht. Eine NEO-Anbindung wird derzeit geprüft.
Ausführliche Bedienungs-Fragen rund um Verträge, Rückgabe, Schäden, Backup und Lizenz beantwortet die Hilfe-Seite.
Fragen oder Interesse?
Schreiben Sie uns – wir melden uns zurück, sobald es passt. Keine automatisierten Marketing-Mails, kein CRM, kein Tracking.